QUISY / Inventur / Jahresabschluss / Lotto-Bons

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe QUISY-Kunden!

Heute haben wir folgende Themen für Sie:

– Inventur mit QUISY 7
– Jahresabschluss mit QUISY 7
– Lotto-Kassenbons scannen
– Verfügbarkeit der Hotline zwischen den Feiertagen

ACHTUNG! Halten Sie unbedingt Ihr Programm aktuell! Laden Sie bitte unbedingt eine neue Programmversion herunter und aktualisieren Sie die Programme!

Schauen Sie sich diesbezüglich unser Video an:

https://quisy7.de/haeufig-gestellte-fragen/neue-programmversion-laden-und-aktualisieren

Inventur mit QUISY 7

Die Inventur wird unter Inventur / Inventurmodul starten bearbeitet. Bitte prüfen Sie zunächst, ob nach dem Starten des Inventurmoduls der 1. Tag des aktuellen Wirtschaftsjahres angezeigt wird (in den meisten Fällen wird dies der 1.1.2022 sein). Falls dies nicht der Fall ist, ändern Sie das Datum unter Stammdaten / Parameter verwalten ab.

Gehen Sie dann bitte wie folgt vor:

Mit dem Punkt Inventurdatum auf 0 setzen löschen Sie das Inventurdatum aller Artikel. Bitte führen Sie diesen Punkt entweder ein einziges Mal für alle Artikel durch (dann bitte keine Auswahl treffen und einfach auf [löschen] klicken), oder für eine Auswahl von Artikeln, wenn Sie z.B. den Zählvorgang für einen Lieferanten wiederholen müssen.

Anhand des Inventurdatums kann QUISY erkennen, ob der Artikel im aktuellen Wirtschaftsjahr bereits gezählt wurde. Wenn das Inventurdatum nicht in das aktuelle Wirtschaftsjahr fällt, wird die Zählmenge als Bestand übernommen. Wenn der Artikel im aktuellen Wirtschaftsjahr bereits gezählt wurde, wird die Zählmenge zum Bestand hinzuaddiert.

Ab hier ist die Reihenfolge in der Bearbeitung immer gleich:
– Inventur erfassen
– Erfassungsprotokoll drucken ( muss nicht gemacht werden, ist aber dringend empfohlen)
– Inventurerfassung buchen (Zähldatum ist immer das Tagesdatum, es sei denn, Sie müssen im neuen Jahr noch zählen, dann ist das Inventurdatum = 31.12.2022)

Dann fangen Sie wieder von vorne an und zählen die nächsten Artikel. Zählen Sie ruhig kleinere Einheiten, also z.B. eine Gondel oder einen Regalmeter, und buchen Sie Ihre Inventurerfassung möglichst schnell nach dem Zählvorgang.

Sorgen Sie dafür, dass zwischen dem Zählen und Buchen kein Artikel aus dem gezählten Bestand verkauft wird – sonst passt Ihr Bestand später nicht mehr!

Die Inventurbewertung erfolgt nach dem Erfassen aller Artikel. Es besteht die Möglichkeit, die Inventurbewertung in eine Excel-Tabelle zu exportieren, um ggf. Abwertungen durchzuführen. Ein weiterer Vorteil dieser Excel-Tabelle ist, dass sich die Bestände darin nicht mehr verändern und zu einem späteren Zeitpunkt ausgedruckt werden können.

Beim Ausdrucken der Inventurbewertung besteht die Möglichkeit, den Ausdruck als PDF-Datei oder Excel-Tabelle zu speichern. PDF-Datei: Klicken Sie hierzu in der Vorschau auf das Diskettensymbol und wählen Sie dann das Format PDF aus. Für das Speichern als Excel-Tabelle gibt es eine separate Schaltfläche.
Dieser Vorgang ist dringend empfohlen, damit die Auswertung auch noch später ausgedruckt werden kann.

Schauen Sie sich dazu auch unsere Videos an! Sie finden Sie im „blauen“ QUISY unter der Schaltfläche QUISY-Frage/Antwort. Dort werden alle Vorgänge rund um die Inventur ausführlich erklärt.

Jahresabschluss mit QUISY

BITTE LESEN SIE FOLGENDE ZEILEN SORGFÄLTIG DURCH
UND HALTEN SIE SICH DRAN!

Folgende Funktionen müssen ANFANG DES NEUEN JAHRES (nicht schon am 31.12.2022) in der angegebenen Reihenfolge ausgeführt werden, nachdem alle Buchungen aus 2022 durchgeführt wurden (also: Tagesabschlüsse erstellt, Lieferscheine erstellt und Rechnungen gedruckt):

Datensicherung erstellen
Kopieren Sie die Dateien QPSFIL70.MDB und QPSJOU70.MDB vom Server vor dem Erfassen neuer Buchungen in ein Sicherungsverzeichnis oder brennen Sie sie auf CD.

Die abschließenden Arbeiten für das Jahr 2022
können Sie erst im Januar 2023 durchführen!

Lassen Sie also erst einmal das System einen Monatsabschluss für Dez. 2022 durchführen; dies wird ja automatisch durchgeführt, wenn Sie QUISY das erste Mal im Januar 2023 starten.

Wenn Sie möchten, erstellen Sie nun eine Lieferantenstatistik, damit die Werte auch komplett sind.

Nach dem Jahresabschluss stehen Vergleichswerte nicht mehr zur Verfügung. Deshalb erstellen Sie besser die Lieferantenstatistik und speichern sie als PDF-Datei. Wenn Sie die Lieferantenstatistik sonst nicht benutzen, müssen Sie diesen Punkt nicht beachten.

Dann führen Sie bitte unter Extras die Funktion Jahresabschluss aus. Das Kennwort ist immer das aktuelle Tagesdatum im Format JJJJMMTT.

Unter Kasse (nicht im Kassenmodul, sondern im Hauptprogramm „blaues QUISY“) führen Sie bitte die Funktion Jahresabschluss Kassenbuch aus – auch wenn Sie das Kassenbuch nicht benutzen.

Nach dem Jahresabschluss finden Sie im Verzeichnis zwei neue Datenbankeb:
QPSFIL70_20221231.MDB und QPSJOU70_20221231.MDB
Diese Datenbanken müssen einmalig gesichert werden, am besten auf einem USB-Stick oder einer DVD.

Lotto-Kassenbons scannen

Ihre Lotto-Kassen drucken Bons mit einem Strichcode aus. Wenn Sie nur eine Kasse haben, also keine separate Lotto-Kasse, erfassen Sie ja die Lotto-Vorgänge in QUISY.

Ab sofort können Sie diese Vorgänge automatisch erfassen, indem Sie den Strichcode von dem Lotto-Kassenbon scannen. Sie müssen aber vorher folgendes tun:

– Artikel 10000 Lotto-Einzahlung anlegen, EK=0,01, VK=0,01 EUR, MWST=0
– Artikel 20000 Lotto-Auszahlung anlegen, wie oben und zusätzlich Verkaufsgröße -1

Am besten suchen Sie sich in der Artikelverwaltung einen Artikel ohne MwSt. und duplizieren diesen (Taste F10). Wichtig ist, dass Sie sich an die obigen Angaben halten – sonst funktioniert es nicht. Die Artikel benötigen keine EAN und keine Lieferanten-Informationen.

Der Strichcode hat einen speziellen Aufbau:

22 = Kennzeichen für „Preis im Strichcode“
10000 = Artikelnummer
00250 = Preis, z.B. 2,50 EUR
0 = Prüfziffer

Beispiel: 2210000002500 bedeutet Lottoeinzahlung 2,50 EUR. Die Artikelnummer 20000 bedeutet „Lotto-Auszahlung“.

Verfügbarkeit zwischen und nach den Feiertagen

Zwischen Weihnachten und Neujahr sind wir ganz normal erreichbar. Am 24.12. und 31.12. sind wir allerdings nicht im Büro.